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ChatGPT dans une petite entreprise : cinq usages utiles, trois pièges
Rédiger une relance, résumer un long e-mail, préparer une trame de devis : ce que ChatGPT fait bien dans une TPE, avec un exemple de demande à chaque fois. Et les trois pièges à connaître avant d'y coller des données de clients.
Par Clément Faure, ingénieur · automatisation pour TPE, La Brède
Vous avez probablement déjà ouvert ChatGPT, posé une question, obtenu une réponse plutôt bien tournée, puis refermé la fenêtre en vous demandant ce que ça change pour votre entreprise. Réponse courte : utilisé pour rédiger, résumer et reformuler, il fait gagner de vraies minutes sur chaque document. Utilisé n'importe comment, il peut vous coûter la confidentialité d'un client ou une erreur sur une règle fiscale.
Voici cinq usages qui marchent vraiment dans une entreprise de 3 à 20 salariés, avec à chaque fois la demande à taper telle quelle. Puis les trois pièges que je vois le plus souvent. Tout ce qui suit vaut aussi pour les autres assistants du même genre : Claude, Gemini, Mistral. Ils se ressemblent beaucoup pour ces usages-là.
À quoi sert vraiment un assistant comme ChatGPT dans une TPE
À une chose : transformer du texte. Vous lui donnez un texte (un e-mail reçu, des notes, un document) et une consigne, il vous rend un autre texte (une réponse, un résumé, une trame). Il ne connaît pas vos clients, pas vos prix, pas votre agenda. Il ne fait rien tout seul : chaque fois, c'est vous qui ouvrez la fenêtre, collez, lisez, recopiez.
C'est utile. C'est aussi la limite, on y revient à la fin.
Cinq usages utiles, avec la demande à taper
1. Rédiger une relance ou répondre à un avis
C'est l'usage le plus rentable. La page blanche, c'est ce qui fait qu'on repousse la relance au lendemain.
Rédige une relance courte et cordiale pour un devis de travaux de peinture envoyé il y a dix jours à un client particulier. Vouvoiement, trois phrases, sans mettre la pression. Termine en proposant un appel.
Pour un avis en ligne, même principe : collez l'avis, demandez une réponse « calme, qui remercie, qui ne se justifie pas trop et qui propose d'en parler par téléphone ». Relisez toujours avant de publier : le ton est le vôtre, pas le sien.
2. Résumer un long e-mail ou un document
Un e-mail de douze paragraphes d'un fournisseur, un règlement de copropriété, un compte rendu d'assemblée.
Résume ce document en cinq points. Puis liste séparément ce qu'on me demande de faire, avec les dates limites s'il y en a.
Le résumé n'est pas une lecture : s'il y a un engagement ou un montant dedans, allez vérifier la phrase d'origine.
3. Préparer une trame de devis ou de compte rendu
Pas le contenu, la structure. C'est là qu'il est bon.
Prépare une trame de compte rendu de visite pour une agence immobilière indépendante : les rubriques à remplir, dans l'ordre, sans texte à l'intérieur.
Vous obtenez un squelette que vous remplissez ensuite avec vos vraies informations. Gardez-le : la deuxième fois, vous n'aurez plus qu'à le copier.
4. Reformuler ou traduire
Un message trop long, trop sec, ou à envoyer à un client qui ne parle pas français.
Reformule ce message pour qu'il soit plus clair et plus court, sans changer le sens ni le ton. Garde le vouvoiement.
Collez le message, et comparez. Souvent, la version courte est la bonne.
5. Préparer un rendez-vous
Avant de rencontrer un comptable, un banquier, un fournisseur, ou de passer un entretien d'embauche.
Je rencontre un expert-comptable pour la première fois. Mon entreprise fait du second œuvre dans le bâtiment, six personnes. Liste dix questions utiles à lui poser.
Vous ne poserez pas les dix. Mais vous n'arriverez pas les mains vides.
Trois pièges à connaître
Piège 1 : y coller des données de clients
C'est le plus courant et le plus sérieux. Un nom, une adresse, un numéro de téléphone, un montant de devis, une situation personnelle : tout ce que vous collez dans une version grand public part sur des serveurs que vous ne contrôlez pas, avec des conditions d'utilisation que vous n'avez pas lues. Vos clients ne vous ont pas donné ces informations pour ça.
La règle simple : avant de coller, retirez tout ce qui permet de reconnaître quelqu'un. « Un client particulier » plutôt que « Mme Dupont, 12 rue des Lilas ». Pour aller plus loin, où vont vos données quand on automatise détaille ce qu'il faut exiger d'un prestataire.
Piège 2 : croire un chiffre, une loi, un taux
Un assistant répond avec la même assurance quand il sait et quand il invente. Un taux de TVA, un délai légal, une règle d'urbanisme, un montant de cotisation : il peut se tromper, et vous ne le verrez pas. Pour tout ce qui engage de l'argent ou la loi, l'assistant sert à préparer la question, pas à donner la réponse. La réponse vient de votre comptable, de votre assureur ou du site officiel.
Piège 3 : rester dans le copier-coller
C'est le piège invisible. Vous avez gagné dix minutes sur chaque relance, mais vous ouvrez toujours la fenêtre, vous collez toujours le devis, vous recopiez toujours la réponse dans votre messagerie. Et il faut toujours penser à le faire.
La différence entre un assistant et une automatisation
Un assistant, vous l'utilisez. Une automatisation travaille sans vous.
- L'assistant attend que vous veniez le voir. Il ne sait pas qu'un devis a dépassé sept jours sans réponse. Il ne connaît pas le nom du client, ni ce que vous lui avez déjà écrit.
- L'automatisation surveille votre logiciel de devis. Le huitième jour, elle prépare la relance avec le bon nom, le bon montant, le bon historique, et vous la met sous les yeux. Vous validez, elle part. Ou vous dites non, parce que vous savez quelque chose qu'elle ignore.
L'intelligence artificielle est la même dans les deux cas : elle sert à rédiger. Ce qui change, c'est tout ce qui est autour : le déclenchement au bon moment, les informations prises dans vos outils, l'envoi, la trace. C'est ce « tout autour » qui fait gagner les heures, pas la rédaction elle-même. Si vous voulez comprendre ce qui s'automatise vraiment dans une petite entreprise, cet article en fait le tour.
Trois règles pour votre équipe
Si quelqu'un dans l'entreprise utilise déjà un assistant, et c'est probable, ne l'interdisez pas. Cadrez-le avec trois règles, affichées au bureau :
- Aucune donnée de client ni de salarié dans une version grand public. On anonymise avant de coller.
- Tout chiffre, toute règle, toute date est vérifié avant d'être utilisé.
- On relit tout ce qui part à l'extérieur, et on signale quand un texte a été préparé avec l'outil.
Avec ça, l'assistant devient ce qu'il doit être : un bon stagiaire en rédaction, qui ne décide rien et à qui on ne confie pas les dossiers.
Questions fréquentes
Faut-il payer un abonnement pour que ce soit utile ?
Pour les cinq usages décrits ici, la version gratuite suffit souvent. Un abonnement devient intéressant si vous l'utilisez tous les jours, ou si vous voulez des garanties écrites sur l'usage de vos textes. Dans tous les cas, lisez les conditions avant d'y mettre quoi que ce soit de confidentiel.
Puis-je lui donner ma liste de clients pour qu'il écrive toutes les relances ?
Pas dans une version grand public gratuite : vous ne savez pas ce que deviennent ces données. Soit vous retirez les noms et coordonnées avant de coller, soit vous passez par une automatisation installée avec un contrat, hébergée en Europe, qui ne sort pas vos données de vos outils.
ChatGPT peut-il se connecter à mon logiciel de facturation ?
Pas tel que vous l'utilisez dans la fenêtre de discussion. Pour qu'une relance parte toute seule au bon moment avec les bonnes informations, il faut relier votre logiciel à un programme qui fait ce travail. C'est précisément ce qu'on appelle une automatisation.
Mon équipe l'utilise déjà sans me le dire, que faire ?
Ne l'interdisez pas, cadrez-le. Trois règles suffisent : aucune donnée de client ni de salarié, on vérifie tout chiffre et toute règle avant de s'en servir, et on dit quand un texte a été préparé avec l'outil. Écrites sur une feuille affichée au bureau, elles règlent la plupart des cas.
